Out of office? Zet een boodschap in die even hard plakt als je zonnecrème!

Out and About!

Zon schijnt, kabas gepakt, wellie weg!

WACHT: zijn je klanten wel geïnformeerd? Want niks zo vervelend als een mail die weken onbeantwoord blijft. En ook voor jou natuurlijk, als je tijdens je vakantie reminders krijgt.

Dus voor je op het vliegtuig stapt, toch nog even die out of office (OOO) instellen. En die mag best meer informatie bevatten dan het droge “Ik ben er even niet”. Zorg dat contacten weten wat ze wel of niet mogen verwachten en bij wie ze eventueel terechtkunnen. En als het ‘ietske meer’ mag zijn, schrijf je OOO dan in je eigen tone of voice of tover een glimlach op het gezicht van de ontvanger.

Wat is een out of office-bericht?

Een out of office is een automatische e-mailrespons die je instelt wanneer je tijdelijk niet bereikbaar bent. Denk aan vakantie, ziekte of een werktrip.

Het doel:

• De afzender informeren dat je er niet bent of dat je tijdelijk moeilijk bereikbaar bent

• Informeren wanneer hij een antwoord mag verwachten

• Eventueel doorverwijzen naar een collega

Waarom is een goede OOO zo belangrijk?

Een duidelijke out of office biedt zowel voor je klant als voor jezelf meerwaarde. Je laat een professionele indruk na, want liever een automatisch antwoord dan wekenlang in ’t ongewisse blijven. Het betekent tijdswinst en bespaart je onnodige reminders. Schrijf je je OOO in je eigen tone of voice, dan draagt dit bij aan je branding en merkversterking.

Wat staat er zoal in een out of office?

Een effectieve out of office bevat:

• De periode waarin je afwezig bent

• Wanneer de ontvanger een antwoord mag verwachten

• Of de e-mail al dan niet geforward wordt

• Een alternatief contactpersoon (indien van toepassing)

Maak je OOO niet te lang, zodat de ontvanger geen essentiële informatie mist.

Een voorbeeld:

Hallo

Bedankt voor je bericht.

Momenteel ben ik afwezig tot en met zaterdag 13 juli 2025. Op maandag 14 juli ben ik weer aanwezig en zal ik je mail zo snel mogelijk beantwoorden.

Tijdens mijn afwezigheid wordt je bericht niet doorgestuurd. Dank voor je begrip en tot binnenkort.

Vriendelijke groeten,

X

Kan een creatieve knipoog in je OOO?

Zeker! Een vleugje humor blijft plakken en maakt je bericht persoonlijk.

Voor de zonneklopper:

Hola!

Tussen 4 en 12 juli werk ik in’t zonnige Zuiden aan mijn Spaans. Tot die tijd kan je terecht bij mijn collega Lisa: lisa@flaminge.com. Olé!

Hasta pronto!

Inge

Voor de avonturier:

Hé daar

Het bereik hier in de bergen zit niet mee. Tot en met 20 juli kan ik mijn mailbox dan ook niet dagelijks checken. Ik beantwoord je mail zo spoedig mogelijk. Dank voor je begrip.

Tot binnenkort,

Inge

Voor de sportieveling:

Sorry, je mail moet even wachten!

Ik ben momenteel keihard aan het afzien op de fiets. Mijn benen doen pijn, ik zweet als een rund en die zonnecrème loopt in m’n ogen. Enfin, ik kan je mail dus niet beantwoorden.

Dinsdag 22 juli ben ik uitgerust op post en kom ik erop terug.

Tot snel,

Inge

Of je nu gaat voor strak zakelijk of sprankelend creatief, dankzij FlamINGE communicatie maak je ook tijdens je afwezigheid een blijvende indruk.

Vraag hulp aan FlamINGE terwijl jij je koffers pakt!